10名ともなると上司部下の関係や職場の環境が気になってくる頃ですね。会社としての“義務”が初めて発生する区切りでもあります。
健康診断もしている、保険もきちんと加入している企業でも、社員との契約や安全の管理についてはまた新たな問題。「今まで大丈夫だったし……」「まだなくても平気」と言っているうちに、義務として会社の責任としてそろそろ考えなくてはならない時期にありませんか？
「しまった！」防止のためにも、今一度会社が何をするべきか確認してみましょう。
就業規則の作成
役員を除いて常時10名以上の従業員が1つの事業所で働いている場合、就業規則を作成して労働基準監督署へ届け出なければなりません。
この時「常時10名以上」の対象となるのはパート・アルバイトを含むすべての従業員です。曜日や時間によって勤務人数が違う場合でも、10人以上が1つの事業所に籍を置いている場合、就業規則の作成義務があるとみなされます。
就業規則は事業所単位での届け出となります。何か所か離れて作業所があって……という場合は所轄の労働基準監督署に相談してみるといいでしょう。
「雇用」の基礎となる【 就業規則必須項目 】を必ず入れよう
就業規則には【必ず書かなければならないこと（ 絶対的必要記載事項 ）】と【なるべく定めるべきこと（ 相対的必要記載事項 ）】があります。
【 絶対的必要記載事項 】は以下に挙げるような「仕事の仕方」や「契約条件」といった労働の基本的な部分に関する条件です。
【相対的必要記載事項】とは、退職金や安全衛生、研修や労災といった「特殊な条件の時、企業はどうするのか」に関する事項となります。企業の内情や契約によっては作成しない項目もあるでしょう。
どちらにとっても労働時間や休憩・休暇、仕事を辞める場合といった重要な部分となるので、今後のことも視野に入れてしっかりと話し合い決めていくべき事項です。
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【絶対的必要記載事項】
- 始業及び終業の時刻や休憩時間、休日、休暇、交代勤務などに関する事項
- 基本給など月度賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締日支払日、昇給に関する事項
- 自己都合、解雇、定年等、退職に関する事項
【相対的必要記載事項】
- 退職金や賞与に関する事項（計算用法や支払時期など）
- 労働者が負担する食費や作業用品等に関する規定
- 安全及び衛生に関する取り決め
- 職業訓練や研修に関する取り決め
- 災害が起きた際、労災が起こった際などの補償やそれに関わる規定
- 表彰や制裁、の定めをする場合は、その種類及び程度に関する事項
- その他、就労に関わる全労働者に適用される規定・取り決め
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採用や制服、企業理念といった 就労・業務に直接的な関係のないものは 【任意的記載事項】とされます。任意的記載事項は「就業規則」として定めなければならないものには当たりませんので、 急いで決めなくても大丈夫です。
雇用条件が違うときは、「就業規則を分ける」でOK
一つの職場の中でも、正社員とアルバイト、そのなかでも勤務時間や就労形態が違う人がいることもよく見られますね。その場合、一つの就業規則だけでは「全従業員」には対応しきれないようなことも多いでしょう。 相対的必要記載事項に当たる退職金や賞与などがよい例ですね。
雇用条件、契約内容 が異なる従業員が一緒に働いている場合、「就業規則を分ける」または、「就業規則の中で適応される場合を書き分ける」という対応が求められます。
もし一つの就業規則のみを提出していた場合、求めがあればアルバイト・正社員の区別なく就業規則の通りの対応をしなければなりません。
就業規則を作成したら従業員から意見を聴く必要がある
就業規則を作成した場合には、「従業員の代表」から意見書をもらうよう義務付けられています。
「従業員の代表」とは、役員や管理職を除いた従業員の中から投票や挙手などで従業員の半数以上の賛同を得た方となります。労働組合があれば、その組合に選出してもらうとスムーズです。その際にも従業員の総意であったと確認が取れるように、決定の経緯や状況を記録しておくことをお勧めします。
この「代表」となった従業員に、作成した就業規則を確認し、 内容に関して「就業規則意見書」にまとめて提出するようお願いしましょう。
この時作成された意見書は就業規則に添付して労働基準監督署へ提出しなければなりません。
提出した就業規則は、労働基準監督署で 受理 の証拠として届出印を頂けます。
複数部提出し、届出印を押してもらった抄本を証拠として保管しましょう
衛生推進者（安全衛生推進者）は従業員から一人選任
10名以上の従業員がいる事業所には、 「安全衛生推進者」、「衛生推進者」のどちらかを選任しなければなりません。
「安全衛生推進者」、「衛生推進者」のどちら を選任するかは、業種によって定められています。
＜業種別：安全衛生推進者および衛生推進者＞
| 林業、鉱業、建設業、運送業、清掃業、 製造業（物の加工業を含む。）、電気業、ガス業、 熱供給業、水道業、通信業、 家具・建具・じゅう器等卸売業、各種商品小売業、 燃料小売業、旅館業、ゴルフ場業、 自動車整備業、機械修理業 | 安全衛生推進者 |
| 上記以外の事業場 | 衛生推進者 |
衛生推進者（安全衛生推進者）は従業員の中で業務を担当するため必要な能力を有すると認められる者 を選出し、任命を行います。
業務を担当するため必要な能力 として、以下の規定が設けられています。
・ 大学又は高等専門学校を卒業した者
・その後1年以上安全衛生の実務（衛生推進者にあっては衛生の実務）に
従事した経験を有する者
上記を満たさない従業員でも、「安全衛生推進者養成講習」「衛生推進者養成講習」を修了すれば 衛生推進者（安全衛生推進者） の業務を行うことができるようになります。
衛生推進者（安全衛生推進者） は終章規則と同様に、選任しなければならなくなった日より14日以内に労働基準監督署に選任の報告をしなければなりません。
また、誰が選任されたのか事業所ないにその氏名を掲示するなど“いつでも、だれでも見られるような方法で” 従業員に周知するまでが義務となります。
税務署とも話し合う時期、特例を受けている企業は要相談
注意したいのが、「税務処理・保険の見直し」です。
納期の特例を受けていたり、けんぽなどの健康組合に所属している企業は10名以上となったことで区分から外れたりより適した保険が存在していることもあります。
今までの処理や納税状況・社保健保について見直し、
特に税務処理については10名以上となると、源泉所得税・住民税に関して企業の方から特例の取りやめを申告しなければなりません。
処理忘れ、意図的に申告をしないなどの対応不備は追加徴収や何らかのペナルティが課せられる可能性もありますので、労働基準監督署の報告とともに一度所轄の税務署へ足を向けてみてはいかがでしょうか。
50人未満の場合の努力義務
義務ではありませんが、50人未満の場合でも実施が望ましいとされていることは、以下になります。
- ストレスチェックの実施
- 医師等による健康管理 など
努力義務とされているこれらの対応は、やっていなかった場合でも罰則やペナルティはありません。けれど、これからの事業の発展や人材の確保を考えた際、また従業員とのトラブルが発生した時、「企業側の対策・対応」がきちんと行われていたことの証明として取り扱われます。
50名以上になった時、義務となるものもありますので、実施の手順に「慣れる」ためにも 人数が少ないうちから 実施を検討してみるのもおすすめです。
ストレスチェックの実施
50人未満の会社では、ストレスチェック制度は当分の間、努力義務とされていますが、労働者のメンタルの不調を未然に防止するため、できるだけ実施することが望ましいとされています。
「努力義務」での ストレスチェックでは、 産業医との面談や労働監督署への報告は義務ではありません。補助金などのメンタルヘルス推進制度がありますので、自社に適した分析方法を探るためにも、ストレスチェックを職場改善に活用してみてはいかがでしょう。
医師等による健康管理等
産業医の選任は義務ではありませんが、医師等による健康管理等については努力義務とされています。
50名以上の企業では産業医との契約が義務となりますが、10名未満のうちに従業員の健康管理を！と思うなら“産業保健スタッフ”の導入も視野に入れてはいかがでしょう。
保健師や看護師、精神保健福祉士といったスタッフは、それぞれ分野はあれど「心・体のスペシャリスト」です。従業員の健康のみならず、企業の悩みの種である職場の安全衛生や環境改善についても相談ができますよ。
従業員が10名以上になった場合の義務についてまとめてみました。
総務・人事的には、従業員数が増えやっと企業らしくなり、 保険や労働時間の管理・それぞれの勤務状態などこれからの事業拡大の「基礎」をこれから固めていくことと思います。
頼りになる「仲間」とさらなる発展を目指すためにも、きちんとできることから対応していきましょう。
〔参考文献・関連リンク〕
| 初出：2019年09月19日 |
